Risico’s bij de datamigratie ten behoeve van een EPD

epd1Alvorens in te zoomen op EPD migraties, geldt in het algemeen:

  • Neem datamigratie serieus

In meer detail, zijn er een aantal belangrijke randvoorwaarden voor een succesvolle datamigratie (let op, deze lijst is niet uitputtend):

  • Begin tijdig
  • Schoon data op (in de bron)
  • Betrek de organisatie (maak van datamigratie geen IT-activiteit)

In het geval van een migratietraject voor een Ziekenhuis Informatie Systeem (ZIS), waar het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) onlosmakelijk mee verbonden is, wordt over het algemeen 1 à 2 jaar uitgetrokken, afhankelijk van de grootte van een ziekenhuis. Laten we de bovenstaande 3 randvoorwaarden eens de revue laten passeren.

Tijdig beginnen

Het applicatie- en dus ook data-landschap is over het algemeen extreem verdeeld, vanwege de diversiteit aan specialismen/maatschappen/werkzaamheden binnen een ziekenhuis, die allemaal hun eigen software vereisen en vaak ontstaan zijn in de vorige eeuw. Alleen al het vaststellen van de gebruikte applicaties en de daarin interessante data voor een EPD is een tijdrovende klus.

Opschonen

Data in de gebruikte applicaties is vaak sterk vervuild vanwege complexe koppelingen (vaak zelfs handmatig) van applicatie overschrijdende data. Bij deze masterdata moet gedacht worden aan gegevens zoals patiëntnummer, adres, zorgverzekering, huisarts maar ook aan organisatiestructuren, werknemers, gebouwen, etc..  Als deze over de gebruikte applicaties heen niet overeenkomen, dan lukt het nooit om een volledig ‘patiëntbeeld’ te creëren in het nieuwe ZIS/EPD systeem.

Betrek organisatie

Vaak is binnen een organisatie wel bekend wie de applicatie eigenaar is, maar gaan we op zoek naar de data eigenaar van specifieke data elementen, dan is deze zelden voor handen. Een ZIS/EPD migratie is een integratie traject, en dus zullen data eigenaren beslissingen moeten nemen welke data/applicatie leidend is, en welke volgend.

 Conclusie

Een slimme organisatie begint al ver voor een migratie traject met het in kaart brengen van alle applicaties en met de nadruk op applicatie-data. Het toverwoord is hier Master Data Management / Data Governance. Als dit tijdig ingericht is, wordt aan de laatste 2 bovenstaande randvoorwaarden grotendeels voldaan, en kan de beschikbare tijd binnen een project volledig gebruikt worden voor het daadwerkelijk migreren van data, in plaats van het zoeken naar data.

 


ITCG denkt én doet al bijna twee decennia in data integratie, datamigratie, datakwaliteit en testdata en deelt haar opgedane kennis graag met de wereld in de vorm van blogs –lees ook onze andere artikelen.